Theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cải tạo phương tiện giao thông cơ giới đường bộ do Bộ Giao thông Vận tải ban hành (nay là Bộ Xây dựng), mọi hoạt động cải tạo kết cấu, kích thước hoặc công năng của thùng xe đều phải được thiết kế, thẩm định và phê duyệt bởi Cục Đăng kiểm Việt Nam trước khi thi công. Hồ sơ kỹ thuật sau cải tạo sẽ được đánh giá theo các tiêu chí nghiêm ngặt về an toàn, tải trọng và bảo vệ môi trường. Sau khi hoàn tất cải tạo, xe cần đảm bảo:
Xe phải được sản xuất, lắp ráp đúng tiêu chuẩn kỹ thuật ban đầu và đã được cấp phiếu KTCL bởi đơn vị sản xuất hoặc nhập khẩu hợp pháp. Đây là căn cứ để chứng minh chất lượng kỹ thuật của xe trước khi tiến hành cải tạo. Giấy tờ này chứa thông tin chi tiết như số khung, số động cơ và các thông số kỹ thuật khác, đóng vai trò quan trọng trong thủ tục đăng ký, sang tên và quản lý xe.
Theo quy định cũ, chủ xe phải chờ ít nhất 06 tháng kể từ ngày cấp carvet mới được phép cải tạo. Tuy nhiên trong quy định mới, thời gian chờ đã được rút ngắn và linh hoạt hơn, giúp các doanh nghiệp, chủ phương tiện thuận tiện hơn khi cần điều chỉnh kết cấu thùng xe để phù hợp với mục đích sử dụng.
Bao gồm các loại xe chuyên dùng có kết cấu đặc thù, xe đã quá niên hạn sử dụng, hoặc xe không còn đảm bảo an toàn kỹ thuật. Những phương tiện này nếu tự ý cải tạo sẽ không được thẩm định thiết kế và không được đăng kiểm.
Hồ sơ phải do đơn vị có đủ năng lực thiết kế phương tiện giao thông cơ giới đường bộ lập, được Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc Bộ Xây dựng công nhận năng lực. Hồ sơ thiết kế là căn cứ để cơ quan chuyên môn thẩm định, phê duyệt trước khi thi công.
Việc cải tạo phải được thực hiện tại xưởng hoặc đơn vị có giấy phép hoạt động hợp pháp, có đội ngũ kỹ sư, thợ kỹ thuật được đào tạo bài bản và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu kiểm tra, đo đạc, gia công kết cấu. Điều này giúp đảm bảo xe sau cải tạo đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn khi đăng kiểm.